SMAN 10 Samarinda Gelar Workshop Tata Kelola Kearsipan, Diikuti Puluhan Tenaga Kependidikan

Penulis: Ayu Norwahliyah

KORANKALTIM.COM, SAMARINDA — SMA Negeri 10 Samarinda menggelar workshop tata kelola kearsipan bagi tenaga kependidikan di Ruang Danau Semayang, Kampus Education Center, Jalan PM Noor, Jumat (6/2/2026).

Kegiatan tersebut diikuti oleh 49 peserta yang terdiri atas jajaran manajemen sekolah, staf tata usaha, petugas laboratorium, pustakawan serta pamong asrama atau wali asuh.

Kepala SMAN 10 Samarinda, Ni Made Adnyani menjelaskan bahwa agenda ini bertujuan membangun kesadaran kolektif serta meningkatkan efisiensi kerja melalui pengelolaan dokumen yang sistematis. 

“Tujuan utama kegiatan ini membangun kesadaran tenaga kependidikan terhadap arsip serta memastikan setiap data diarsipkan dengan tertib,” ujarnya.

Acara yang dibuka oleh Kepala Subbagian Umum, Bambang Hadiyanto, ini menghadirkan narasumber ahli, yakni Dewi Susanti dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, serta Muhammad Fadli selaku Operator Srikandi Dinas Pendidikan dan Kebudayaan (Disdikbud) Kaltim.

Dalam materi yang disampaikan, peserta diberikan pemahaman mendalam mengenai siklus arsip, mulai dari tahap penciptaan, penyimpanan, hingga penyusutan dokumen sesuai regulasi. 

Arsip ditegaskan bukan sekadar dokumen usang, melainkan bukti hukum, memori organisasi, dan dasar krusial dalam pengambilan keputusan.

Selain aspek fisik, workshop ini menekankan adaptasi teknologi melalui sistem arsip digital, termasuk pemindaian dokumen dan pengamanan data. 

Langkah ini dipandang penting untuk meningkatkan kecepatan pelayanan administrasi serta menghindari kendala saat dokumen diperlukan mendadak.

Kepala Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan DPK Kaltim Dewi Susanti menegaskan, arsip memiliki nilai fundamental sebagai alat bukti sah dalam kepemilikan maupun penyelesaian sengketa hukum. 

“Arsip itu tercipta dalam bentuk tunggal dan original, tidak ada yang memiliki kesamaan. Arsip adalah aset yang dimiliki setiap lembaga dan individu,” tegas Dewi.

Ia memperingatkan bahwa kehilangan dokumen dapat berdampak fatal secara sistemik karena melemahkan posisi tawar institusi dalam urusan administratif maupun hukum. 

“Arsip hilang aset melayang. Arsip hilang barang bukti kita tidak memiliki, dan itu akan menyulitkan saat sesuatu diperlukan,” katanya mengingatkan.

Dewi menambahkan, di dunia pendidikan, tata kelola yang rapi menjamin rekam jejak akademik siswa tetap terjaga dan dapat diakses kembali meski dalam situasi darurat atau bencana.

“Arsip di sekolah perlu ditata kelola supaya rekam jejak siswa terekam dengan baik. Jika suatu saat terjadi bencana, siswa bisa kembali ke sekolah untuk mendapatkan duplikat arsip,” tandasnya. (adv)

Editor: Erwin