Digitalisasi arsip pun menjadi keharusan sebagai bentuk transformasi tata kelola kearsipan secara profesional, sekaligus jalan menuju sistem informasi yang terintegrasi, aman dan mudah diakses. Hal ini tidak hanya di lingkup internal, tetapi juga wujud kontribusi strategis Pupuk Kaltim terhadap penguatan sistem informasi kearsipan nasional. Utamanya membangun sinergi data antar unit kerja dalam mendukung tata kelola kearsipan Perusahaan yang lebih terbuka dan efisien.
"Maka dari itu, Pupuk Kaltim senantiasa menekankan pentingnya peningkatan kapasitas SDM di bidang kearsipan, agar memiliki pemahaman sama tentang pentingnya pengelolaan arsip secara modern, akuntabel dan berorientasi layanan," ungkap Teguh, Selasa (3/6/2025).
Dijelaskan Teguh, digitalisasi arsip juga memperkuat kapasitas tanggap darurat Perusahaan dalam menanggapi situasi bencana atau gangguan operasional. Mengingat keberadaan arsip digital memungkinkan kontinuitas layanan dan pemulihan proses bisnis lebih cepat dan efisien, sehingga hal ini menjadi penting bagi Pupuk Kaltim yang memiliki skala operasional besar dan kompleks.
Salah satu upaya, Pupuk Kaltim telah merancang roadmap digitalisasi yang mencakup pembangunan infrastruktur teknologi, penyusunan kebijakan internal, pelatihan SDM hingga kolaborasi bersama ANRI. Hal ini guna mendorong proses tata kelola arsip dapat dikelola secara sistematis sehingga dapat selaras dengan pencapaian visi Perusahaan.
“Upaya ini bukan hanya untuk kepentingan internal, tapi juga bentuk tanggung jawab sosial Perusahaan dalam menjaga memori kolektif bangsa yang tercipta dalam setiap proses bisnis Perusahaan yang bisa digunakan oleh publik maupun pemangku kepentingan lainnya,” terang Teguh.
Direktur Operasi Pupuk Kaltim F Purwanto, pun menegaskan jika arsip merupakan memori kolektif tentang proses hingga nilai yang membentuk identitas Perusahaan. Sesuai konteks Good Corporate Governance (GCG), arsip berperan penting sebagai instrumen akuntabilitas Perusahaan, agar setiap keputusan yang diambil dapat ditelusuri serta dijadikan pembelajaran untuk perbaikan berkelanjutan.
"Maka sejalan dengan peringatan Hari Kearsipan Nasional tahun ini, Pupuk Kaltim memastikan komitmen untuk terus mendorong transformasi tata kelola arsip dengan lebih profesional, guna mendukung strategi keberlanjutan Perusahaan," ujar F Purwanto.
Dirinya pun menyebut, Pupuk Kaltim tidak bisa lagi bergantung pada pengelolaan arsip yang bersifat manual, sporadis atau sekadar pemenuhan regulasi. Namun lebih condong membangun ekosistem pengelolaan arsip yang terintegrasi dan berbasis teknologi, serta memperhatikan information lifecycle management.
Maka dari itu penguatan kapasitas karyawan dalam tata kelola arsip di tiap unit kerja, menjadi upaya Pupuk Kaltim dalam mendorong budaya sadar arsip di seluruh lini Perusahaan. Langkah ini guna menyatukan visi dan komitmen pengelolaan arsip, sebagai bagian dari sistem pengetahuan korporat yang hidup dan terus berkembang.
"Kami senantiasa mendorong budaya sadar arsip mulai level operasional hingga manajerial. Seluruh pimpinan unit kerja didorong lebih memperhatikan proses pencatatan dan pengarsipan, untuk membangun memori institusi yang akurat dan berkelanjutan," terang F Purwanto.
Melalui pengelolaan arsip yang modern dan akuntabel, Pupuk Kaltim turut menegaskan posisi sebagai Perusahaan yang peduli terhadap pelestarian memori institusi, serta pembangunan tata kelola informasi yang profesional. Utamanya mewujudkan masa depan yang lebih transparan, tangguh dan berkelanjutan sesuai arah kebijakan Perusahaan.
“Arsip bukan soal masa lalu, namun jembatan menuju masa depan yang lebih baik. Memori ini harus dijaga bersama demi keberlanjutan Pupuk Kaltim di masa datang,” kata F Purwanto.
Direktur Informasi Kearsipan ANRI, Rudi Anton, yang hadir pada kesempatan itu mengungkapkan, arsip dapat memainkan peran sentral dalam mendukung kebijakan publik yang berbasis bukti, memperkuat perlindungan hak hukum serta meningkatkan partisipasi masyarakat dalam pengawasan kebijakan. Hal ini mengingat sistem kearsipan telah menjadi pilar utama dalam pembangunan demokrasi dan tata kelola modern.
“Arsip bukan hanya untuk keperluan internal, tapi juga jaminan keterbukaan dan perlindungan hak masyarakat. Saat publik bisa mengakses informasi secara tepat, maka kepercayaan kepada institusi akan meningkat. Di sinilah letak kontribusi strategis kearsipan bagi pembangunan nasional,” ungkap Rudi Anton. (Adv)
